グーグルカレンダーの3つの裏技

今回の反省点をまとめる

3/15確定申告書の提出期限です。
毎年この日まで、税務署はお祭り騒ぎです。
これだけ人が集まって長時間待たせるんだから、
甘酒でも振る舞えば良いのに、
と思うくらいです。
確定申告書を出しに来ている人たちに
飲み物を振る舞えば雰囲気も良くなりますよ。

毎年の確定申告書は、本当に疲れる業務です。
煩雑な資料を整理してまとめる作業は、
ストレス以外の何者でもありません。
業務量が増えすぎないように調整しながらやっていますが、
それでも負荷がかかります。
パソコンだけでなく、自分自身にも不具合が出やすくなります。

ボリュームを減らすと余裕が出ます。
この余裕は、侮れません。

確定申告は年に一度の作業です。
作業中に感じてきた、あの時ああすればよかった。
こうしたらよかった。といった反省点を業務完了と同時にまとめます。
来年同じ過ちを繰り返さないように、振り返りをするのです。
この作業は直接の業務ではありませんが、
来年のために一番大切な作業です。

リマインダー機能を使う

今回の確定申告の業務に関して振り返って見た反省点を
まとめたら、グーグルカレンダーの、
来年の2月1日の予定を作ります。

キャプチャ②

そして中身をカスタマイズします。
時間は入れても入れなくてもかまいません。
説明のところに今年の反省点を反映して、
来年の自分がこの日にすべきことを完結に記載します。

そのあと、好きな時間(私だったら朝の8時)に、
ポップアップが出るようにリマインダー機能を使います。
こんな感じです。

キャプチャ①

これで今年の注意点を来年の適切な時期に、リマインダで強制的に思い出すことになります。
そうすると、来年の業務はものすごく改善できる可能性が高まるのです。

毎年同じ日に繰り返す

グーグルカレンダーで定期的な予定は繰り返す設定ができます。
繰り返しというところにチェックを入れると同じ内容の予定がたくさん作れます。

キャプチャ③

毎日から毎年まで、好きな設定で繰り返すことができます。

キャプチャ④

今回は年に1度の確定申告なので、
繰り返しを”毎年”
開始を2月1日
で設定してみます

キャプチャ⑤

毎年アップデート

このリマインダーは、基本的には毎年使いまわしますが、
毎年反省点は少なからず発生します。
ですから、来年の確定申告の後に必ずアップデートさせましょう。
すると毎年毎年どんどん完成度が高くなります。
カレンダーのリマインダー機能と、繰り返しの設定は、
定期的な予定に対して劇的に効果が出ます。

こんな時にも使いたい

例えば半年に1度の病院での検査のときにいつも困ることがあったら、
そんな時にもこの機能は使えます。
半年ごとの定期的な予定に組み込んだ予定に、いつも忘れる診察券や保険証を記載して
出発時刻の前にリマインダーでポップアップさせます。

それと同時に、最寄り駅の到着時刻にポップアップさせたいのが、電車の乗車位置。
もし地下鉄ならば出口の番号も記載しておくと、その都度調べる手間が不要になります。
私の場合は、いつも同じ場所で道に迷いますから、
西口改札を出たら右に曲がるとか、
東口改札から出た時は改札を出たら左に曲がるとか、
自分がいつも困るピンポイントを書き記しておくのです。
これは自分だけにカスタマイズされたアシスタントです。

定期的な予定の日にちが微妙に変わっても、
突発的な微調整が可能ですから、臨機応変な対応ができます。
この予定のみの変更も、以降の予定の変更も、すべての予定の変更も可能です。

キャプチャ⑥

同じ事をその都度調べている時間。
覚えられずにその都度迷う不安感。
これがなくなるだけで、もっともっと快適になります。
1日5分余裕ができたら、
1年間で5分×365=1,825分=30時間以上の余裕が作れるわけですから、
こまめなメンテナンスは侮れませんよね。

まとめ

リマインダー機能というのは
「年に数回、いつも記憶が曖昧で困っている作業をフォローしてもらう」
という使い方が非常に便利だというお話でした。
必要な時期に思い出したい事をカレンダーに付け加えてリマインダーさせる。
これは手書きの予定表では絶対にできない裏技です。
なんでも完璧に記憶して間違いなく実行できる人には不向きですが、
そうでない人には便利なシステムです。
なによりもお金がかからないのがいいですね。

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